Бухгалтерский учет на аутсорсинге может быть осуществлен как сторонней компанией, так и специалистом. В этом случае предприниматель передает первичные документы от своих контрагентов и ставит задачи, а все операции по учету проводятся бухгалтерской компанией или отдельным бухгалтером — аутсорсером. Кроме того, аутсорсер также занимается формированием необходимых документов компании, таких как счета на оплату, платежные поручения, накладные и акты. В случае, если аутсорсер допустил ошибку, которая привела к наложению штрафа на предпринимателя, удаленный специалист компенсирует сумму штрафа.
Возможен выбор полного аутсорсинга, при котором все операции по учету осуществляются сторонней компанией. Также существует вариант частичного аутсорсинга, при котором первичные документы учитываются внутренним сотрудником, а отчетность составляется и передается аутсорсерами.
Учтите, что важно выбрать надежного аутсорсера, чтобы обеспечить качественное ведение бухгалтерского учета и избежать возможных проблем.
Преимущества бухгалтерского сопровождения
Перечислим основные преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета:
- экономия расходов: бухгалтерия на аутсорсинге занимается конкретными задачами клиента, что делает его услуги гораздо более доступными по сравнению со штатным бухгалтером.
При использовании внешнего бухгалтерского обслуживания нет необходимости оплачивать зарплату, содержать рабочее место бухгалтера, приобретать дорогостоящее компьютерное оборудование, программное обеспечение и литературу. Все эти расходы можно сэкономить.
Аутсорсинговые компании работают с несколькими клиентами одновременно, что позволяет им получать прибыль и удерживать стоимость услуг на приемлемом уровне. Еще одним преимуществом такого сотрудничества является отсутствие необходимости оплачивать внебюджетные фонды, ПФР, отпускные и больничные. Содержание штата при минимальных расходах год за годом приносит предприятию значительные средства, которые невозможно компенсировать; - качество: аутсорсинговые компании обязаны обеспечивать высокое качество своей работы:
- быстрая обработка операций;
- своевременность выполнения задач;
- отсутствие ошибок в документах и отчетах. В таких компаниях проводится регулярная внутренняя проверка качества ведения учета с целью выявления ошибок и возможных доначислений со стороны государственных органов. Клиентам также предоставляются рекомендации по законной оптимизации бизнеса;
- ответственность: аутсорсинг также характеризуется высокой ответственностью исполнителя за результаты своей работы. Если возникают ошибки со стороны аутсорсинговой компании, она несет ответственность за возможные штрафные санкции. В случае работы штатного бухгалтера процесс выявления его ошибок намного сложнее и занимает больше времени;
- конфиденциальность: договоры об аутсорсинге обязательно содержат пункты о неразглашении информации. Специалисты не могут обсуждать дела клиента с посторонними организациями и лицами, а также передавать документы. Таким образом, риск утечки информации минимизируется. Вся информация о клиенте хранится в нескольких экземплярах и при увольнении сотрудника передается другому, который продолжает обслуживание. Изменяется только контактное лицо со стороны аутсорсинговой компании. Договор заключается непосредственно с компанией, которая заинтересована в долгосрочном сотрудничестве с клиентом;
- непрерывная работа; деятельность аутсорсинговой компании не прекращается из-за больничных или отпусков. Всегда есть специалист, который может заменить своего коллегу в случае его отсутствия.
Минусы бухгалтерского аутсорсинга
Не бывает плюсов без минусов, поэтому, придерживаясь честного взгляда на вопрос, расскажем о недостатках аутсорсинговых компаний:
· задержка в коммуникации. Если возникнет срочный вопрос, потребуется время, чтобы его решить. Сначала нужно связаться с менеджером компании, объяснить ситуацию, а затем специалисты примут решение о дальнейших действиях;
· риск натолкнуться на некомпетентных специалистов. Существует вероятность выбрать компанию с непрофессиональными специалистами, которые могут неправильно оформить документы или допустить ошибки в отчетности. Чтобы снизить риск, необходимо предварительно проверить аутсорсера.
· ограниченный контроль со стороны предпринимателя. Сотрудники штатной бухгалтерии находятся под контролем руководителя или главного бухгалтера. Однако контролировать работу удаленных специалистов и решать проблемные вопросы с аутсорсерами более сложно;
· часто вместо компании нанимают бухгалтера-аутсорсера. В этом случае руководитель получает преимущества аутсорсинговой компании, но сталкивается с недостатками штатного бухгалтера: экономия денег, но возможность остаться без бухгалтера, если аутсорсер заболеет или уйдет в отпуск.
Радует, что все эти минусы обошли стороной компанию «Бизнес лайт». Зная эти подводные камни, мы готовы предложить вам такой маршрут бухгалтерского сопровождения, которым вы будете более чем удовлетворены.